Event-менеджмент простыми словами: что это и зачем нужен бизнесу
Когда слышишь слово «event-менеджмент», сразу вспоминаются корпоративы, конференции и какие-то выставки с угощениями. Но если разложить всё на простые вещи, event-менеджмент — это про то, как из идей сделать работающий бизнес-ивент, чтобы всем было полезно, интересно и никто не заскучал на третьей минуте.
Звучит просто, но на самом деле тонкостей хватает. Наверняка у вас был опыт: скучные презентации, где засыпают даже спикеры, или съезды, где никто не понимает, зачем он там оказался. Так вот, хороший event-менеджмент — это когда такого не происходит, и всё идёт по плану, даже если половина плана меняется на ходу.
В этой теме важно не только выбрать красивый зал и заказать кофе-паузы. Сюда входит подбор формата под задачи бизнеса, привлечение нужных людей, настройка техники, работа с подрядчиками, тайминг до минут и даже план «Б» на случай света, который вдруг выключился. Когда всё это складывается, компания не просто устраивает «праздник», а решает конкретные задачи — заводит новые контакты, команду мотивирует, презентует продукт, запускает продажи.
- Зачем бизнесу event-менеджмент
- Кто такой event-менеджер
- Этапы подготовки мероприятия
- Типичные ошибки при организации
- Фишки и рабочие лайфхаки
- Как выбрать подрядчика для своего ивента
Зачем бизнесу event-менеджмент
Многие думают, что организация событий — это просто встреча ради галочки. Но event-менеджмент давно стал рабочим инструментом для решения конкретных бизнес-задач. Если коротко: бизнес-мероприятия реально приносят прибыль, помогают наладить связи и ускорить рост. Не зря международные компании тратят на корпоративные ивенты до 10% своего маркетингового бюджета.
Вот для чего бизнесу нужен event-менеджмент:
- Укреплять команду. После хорошего тимбилдинга люди чаще остаются работать в компании, а общие проекты идут быстрее.
- Заводить новые знакомства. Нетворкинг на мероприятиях часто приносит больше партнёрств, чем холодные звонки и письма.
- Продвигать продукты и услуги. Презентация для клиентов намного эффективнее, если она проходит в живом формате, где можно задать вопросы и увидеть продукт в деле.
- Показывать экспертность. Бизнес-форумы и конференции поднимают репутацию компании в глазах клиентов и коллег.
Для наглядности — вот свежие данные по тематике:
| Тип мероприятия | Средний прирост продаж (после ивента) | Рост базы контактов |
|---|---|---|
| Деловой завтрак | +11% | +18% |
| Корпоратив | +6% | +10% |
| Бизнес-форум | +15% | +25% |
Компании отмечают, что правильно организованный ивент даже для 30–40 человек может привести к сделкам на миллионы. Да и внутри коллектива атмосфера после совместных встреч обычно становится заметно лучше.
Кто такой event-менеджер
Event-менеджер – это не просто человек, который выбирает помещение и заказывает фуршет. Это тот, кто отвечает за все стадии event-менеджмента: от идеи и бюджета до последнего гостя, который покидает площадку. Фактически, это связующее звено между клиентом, подрядчиками, командой и даже участниками.
В больших компаниях есть отдельный отдел event-менеджмента, а в небольших – одну и ту же роль совмещает офис-менеджер или маркетолог. Но суть не меняется: всю ответственность за событие несёт ивент-менеджер. И если вдруг микрофоны не работают или обед задержался — разбираться будут именно с ним.
Классический день event-менеджера – это постоянные переговоры, согласования, встречи, контроль таймингов и бюджета. Работа начинается задолго до самого дня «Х». Сначала – планирование, потом подбор подрядчиков и мест, утверждение бюджета. Затем идут рабочие чаты в мессенджерах, таблицы контроля задач, выездные встречи и наконец – сама реализация.
В России спрос на event-менеджеров стабильно растёт. По данным кадрового портала HH.ru, количество вакансий в этой сфере увеличилось на 22% за последние два года. Средняя зарплата опытного специалиста в крупных городах начинается от 80 000 рублей — и это без учёта бонусов за успешные проекты.
| Навык | Почему важен |
|---|---|
| Организаторские способности | Без них любой ивент быстро скатится в хаос |
| Стрессоустойчивость | Неожиданности бывают всегда: от погодных сюрпризов до технических сбоев |
| Коммуникация | Приходится общаться с разными людьми, убеждать и договариваться |
| Базовые навыки маркетинга | Чтобы понимать, как событие помогает бизнесу |
Для входа в профессию сегодня есть бесплатные и платные курсы, а в крупных городах даже университетские программы. Но главное — желание учиться, чувство юмора и готовность работать с людьми в самых разных ситуациях.
Этапы подготовки мероприятия
Если разложить подготовку любого бизнес-ивента на этапы, становится понятнее, что происходит за кулисами. Каждая стадия влияет на финальный результат — и именно тут обычно всплывают все косяки, если что-то пустить на самотёк. Вот как выглядит реальная подготовка:
- Постановка целей и задач. Нельзя просто сказать «хочу классный корпоратив». Нужно понять, зачем это ивент. Например: собрать партнёров, презентовать новый продукт, укрепить команду.
- Составление бюджета. Без чётких расчетов рискуете остаться без половины задуманного. Тут считают аренду, еду, оборудование, приглашённых спикеров, транспорт и даже форс-мажоры.
- Выбор формата и площадки. Для семинара и тимбилдинга подойдёт разное место. Сейчас всё чаще берут гибрид — когда часть участников офлайн, а часть подключается онлайн.
- Сбор команды и поиск подрядчиков. Никто не тянет такую задачу один. Здесь нужен отдельный человек на переговоры, техподдержку, декорации, кейтеринг и прочее.
- Техническая подготовка. Проверяют звук, свет, интернет. Всё тестируется заранее, чтобы потом не бегать с круглыми глазами.
- Разработка программы мероприятия. Не должно быть провисаний — скучные паузы убивают даже самый интересный event-менеджмент. Прописывают тайминг, кто когда выходит, чем занять гостей в ожидании.
- Промо и оповещение. Прорабатывается рассылка, дизайн приглашений, поддержка анонса в соцсетях, телефоны и емейлы гостям.
- Проведение и контроль. Организаторы должны быть на месте, решать вопросы на ходу, держать ситуацию под контролем (чаще всего радиостанции и чаты в телефоне — мастхэв).
- Анализ после ивента. Что сработало отлично, что подвело. Без обратной связи качество редко растёт. Многие крупные агентства делают онлайн-опросы или короткие интервью после мероприятия.
Крупные агентства обычно используют чек-листы, чтобы ничего не забыть. Как показывает статистика ивент-рынка России за 2024 год, 78% провалов при организации происходят из-за ошибок на этапах согласования и технической подготовки. Данные из отчёта Российского союза выставок и ярмарок можно свести в простой таблице:
| Этап | Частота сбоев (в %) |
|---|---|
| Согласование задач и бюджета | 34 |
| Техническое обеспечение | 44 |
| Работа с подрядчиками | 16 |
| Коммуникация с участниками | 6 |
Главный совет — детально прорабатывать каждый шаг и держать руку на пульсе, особенно ближе к дате. Как говорит управляющий одной крупной ивент-компании:
«Чем серьёзнее вы отнесётесь к планированию мелочей, тем меньше вероятность паники в день мероприятия. Проверяйте всё дважды — техника, время, транспорт, сценарий».
Типичные ошибки при организации
Первая частая ошибка — попытка сэкономить на мелочах, которые потом вырастают в большие проблемы. Например, можно забыть проверить оборудование за день до встречи или не прописать детальный план рассадки гостей. В итоге — микрофоны молчат, а гости ищут свои места дольше, чем продолжается сама презентация.
Еще один момент — желание взять всё на себя и не делегировать задачи. Скольких людей я знаю (и из своих проектов, честно признаюсь об этом), кто думал: «ну, это я потом как-нибудь дорешаю». Потом всё сыпется в момент Х, и начинается паника. Грамотная организация невозможна без доверия к подрядчикам и четкого распределения ролей.
Ошибки случаются и при выборе подрядчиков. Новички часто берут самых дешевых, обманываясь красивыми картинками в портфолио. А потом удивляются: почему кофе невкусный и ведущий путает имена ключевых гостей. На этом уже не сэкономишь — понадобится срочно исправлять впечатление.
Отдельная история — отсутствие плана «Б». Реальность любит подкидывать сюрпризы: техника ломается, участники опаздывают, поставщик задержал обеды на час. Если заранее нет запасного сценария, ивент трещит по швам.
- Плохая коммуникация между организаторами и подрядчиками — частая причина сбоев.
- Недооценка тайминга: события затягиваются или, наоборот, программа оказывается «голой» из-за плохого расчета времени.
- Мало внимания уделяется обратной связи с участниками, хотя именно здесь много полезного для будущих мероприятий.
Как заметил Иван Шевченко, директор агентства Eventum Premo в интервью изданию РБК:
«Самая частая ошибка — думать, что мероприятие организуется для галочки. Когда собираешь людей, которых ничего не связывает с событием, никакой пользы ни бизнесу, ни команде не будет.»
Поэтому если хотите, чтобы event-менеджмент работал на результат, не недооценивайте детали и учитесь на чужих ошибках, а не на своих.
Фишки и рабочие лайфхаки
В event-менеджменте почти всегда что-то идет не по плану. Чем опытнее организатор, тем меньше это видно гостям. Вот что реально помогает делать ивенты не только “по галочке”, а так, чтобы люди запоминали, а бизнес получал результат.
- Чек-листы решают всё. Это не банальность, а необходимость. Я всегда делаю отдельные списки для площадки, техники, кейтеринга, материалов для раздачи, логистики спикеров и других важных точек. Так не забываются базовые вещи вроде удлинителей или стикеров для бейджей — а без них иногда срывается полдня.
- Запасной план для ключевых задач. Например, если фотозона на улице и вдруг начинается дождь, нужно заранее знать, куда можно быстро перенести активность. Или если ведущий застрял в пробке, держать наготове номер проверенного “дублера”.
- Быстрая связь внутри команды. Для рабочих чатов отлично подходят Telegram или WhatsApp-группы. Один личный опыт: если задач много и команда большая, используйте короткие “теговые” сообщения (например, “#логистика: автобус подъехал”), чтобы все сразу понимали, к кому обращаться.
- Репетиция — даже если кажется, что всё просто. Не поленитесь пройтись по всем сценариям: как запускаются гости, как презентует спикер, когда работает музыка. Почти всегда во время прогона обнаруживаются мелочи, которых не было в плане, но они могут выбить из колеи в реальный день.
- Бейджи с большими именами и QR-кодом. Кажется мелочью, но реально ускоряет нетворкинг на деловых встречах. Можно даже добавить QR на лендинг мероприятия — гости переходят сразу к нужным материалам или в общий чат события.
Не забывайте про обратную связь. Простая Google-форма после мероприятия даёт реальное понимание, что улучшить, а иногда помогает придумать новые форматы для следующего раза. Это сработало даже у нас, когда после одной встречи с главным бухгалтером спросили “честно и анонимно”, и выяснилось, что участников больше всего зацепил обмен опытом в кулуарах, а не сама демонстрация презентации.
Как выбрать подрядчика для своего ивента
Без подрядчиков в event-менеджменте не обойтись — они закрывают вопросы технического обеспечения, фото и видеосъемки, кейтеринга или регистрации гостей на площадке. Правильный выбор здесь напрямую влияет на итог мероприятия, поэтому важно подходить к поиску и оценке подрядчиков рационально.
В первую очередь, гляньте на опыт компании: сколько бизнес-ивентов она уже делала? И какие — внутренние тренинги или масштабные конференции? Круто, если подрядчик может показать кейсы с похожей задачей. Второй момент — команда. Один человек на все руки обычно не вытягивает сложное мероприятие, тут нужна группа, где каждый отвечает за свою часть.
Обратите внимание на прозрачность сметы и договора. Детальное предложение с перечнем услуг, четкими сроками и суммами всегда выигрывает у расплывчатых «будет круто, как вы хотите». Не забывайте про отзывы клиентов. Не просто красивые буклеты на сайте, а честные отклики с реальными контактами — можно даже не полениться, позвонить паре бывших заказчиков.
- Проверяйте, есть ли у подрядчика возможность заменить специалиста или технику в случае форс-мажора.
- Сравнивайте не только цену, но и содержание услуг. Часто низкая стоимость означает урезанный сервис или скрытые платежи.
- Тестовые задания — не стесняйтесь попросить придумать краткий план мероприятия или оформить короткую смету. По первой реакции многое становится ясно.
- Спрашивайте, кто будет куратором проекта с их стороны. Круто, если человек включён и отвечает на письма быстро.
Если хочется точно не промахнуться — вот табличка с самыми важными пунктами отбора подрядчика:
| Критерий | На что смотреть |
|---|---|
| Опыт с бизнес-ивентами | Схожие проекты, кейсы, конкретные результаты |
| Команда | Профили участников, наличие ответственного менеджера |
| Смета/Договор | Прозрачность условий, детализация, гарантия качества |
| Отзывы | Реальные контакты, примеры обратной связи |
| Быстрота реакции | Как быстро отвечают, решают проблемы, реагируют на изменения |
И да, по опыту: если подрядчик просит 100% предоплаты и исчезает из чатов на несколько дней — смело вычеркивайте из списка. Любые сомнения стоит проговорить заранее, чтобы потом не тушить «пожары» на самой площадке. Хороший подрядчик всегда открыт, спокоен и готов к неожиданным вопросам — а это сегодня, пожалуй, важнее красивого коммерческого предложения.
Об авторе
Я работаю в сфере финансов и консультирую компании по вопросам управления капиталом. Мне нравится анализировать рыночные тренды и разрабатывать стратегии для увеличения прибыли. Пишу статьи на тему бизнеса и финансов, делясь своим опытом и знаниями с аудиторией. Искренне верю, что грамотное управление финансами может кардинально изменить жизнь человека или компании.
