Проведение форума: как собрать участников и достичь целей

Хотите провести форум, но не знаете, с чего начать? В этой статье мы разберём каждый шаг – от идеи до отчёта после мероприятия. Всё изложено просто, без сложных терминов, чтобы вы сразу могли применить полученные знания.

Шаг 1: Формулируем цель и тему форума

Первый вопрос, который задаёте себе, – зачем нужен форум? Это может быть обмен опытом, поиск партнёров или продвижение бренда. Когда цель ясна, тему подбираете так, чтобы она отвечала интересам потенциальных участников. Запишите цель в одну-две строки и держите её под рукой – она будет ориентиром при каждом дальнейшем решении.

Шаг 2: Выбираем формат и площадку

Формат зависит от целей: онлайн‑вебинар, гибридное событие или очный форум в конференц‑зале. Оцените бюджет, количество гостей и технические требования. Если планируете офлайн‑мероприятие, проверьте доступность транспорта, наличие Wi‑Fi и удобные зоны для кофе‑перерывов. Для онлайн‑форумов подберите надёжную платформу, тестируйте звук и видеоконтент заранее.

Не забывайте о дате. Избегайте совпадений с крупными праздниками или отраслевыми конференциями. Лучшее время – середина недели, утренние часы, когда участники бодры и готовы к обсуждениям.

Шаг 3: Привлекаем спикеров и готовим программу

Спикеры – главный ресурс форума. Ищите экспертов, у которых есть практический опыт и готовность делиться им. Предложите им конкретный материал: доклад, панельную дискуссию или мастер‑класс. Согласуйте тайм‑лайн, чтобы каждый выступающий знал, сколько минут у него в распоряжении.

Программа должна чередовать сухие лекции и интерактивные блоки. Включите сессии вопросов‑ответов, групповые обсуждения или живые опросы. Это удержит внимание и даст участникам возможность задать свои вопросы.

Шаг 4: Маркетинг и регистрация

Создайте простую страницу регистрации с формой, где соберёте имя, email и компанию. Отправьте анонс по рассылке, разместите посты в соцсетях и попросите спикеров поделиться информацией со своей аудиторией. Используйте короткие видео‑ролики или инфографику – они привлекают больше внимания, чем обычный текст.

Не забудьте о напоминаниях: за неделю, за день и за час до начала. В письме укажите ссылку на трансляцию, программу и рекомендации по подключению.

Шаг 5: Техническая подготовка и репетиция

За день до форума проведите репетицию с ведущим, спикерами и технической поддержкой. Проверьте звук, качество видео, работу чата и функций голосования. Если что‑то не работает, исправьте сразу – в реальном времени исправлять сложно.

Подготовьте резервные варианты: копию презентаций в PDF, запасной ноутбук, альтернативную линию интернета. Это убережёт от неожиданных сбоев.

Шаг 6: Проведение и удержание внимания

В начале расскажите о цели форума и что участники получат в итоге. Делайте паузы между блоками, задавайте вопросы аудитории, используйте чаты для обратной связи. Если видите, что интерес падает, переключитесь на более интерактивный формат – быстрый опрос или небольшую групповую работу.

Ведущий должен поддерживать порядок, следить за временем и помогать спикерам переходить к следующему пункту без задержек.

Шаг 7: Пост‑форумный анализ

Сразу после мероприятия разошлите опрос‑опросник. Спросите, что понравилось, что можно улучшить, какие темы интересны для будущих форумов. Сохраните запись трансляции и отправьте её участникам, чтобы они могли пересмотреть материалы.

Подведите итоги: количество зарегистрировавшихся, уровень активности в чате, количество вопросов. Эти цифры помогут оценить успех и подготовить более точный чек‑лист для следующего форума.

Проведение форума – это цепочка небольших шагов, каждый из которых важен. Следуя простому плану и проверяя всё заранее, вы сможете собрать качественную аудиторию, обеспечить полезный контент и получить хорошие отзывы. Начинайте уже сегодня, а мы будем рады видеть ваш успешный форум в новостях Русской финансовой газеты!